联合国《采购指南》修订版6.1-第九章《采购流程审查》

联合国《采购指南》修订版6.1-第九章《采购流程审查》

（全文请点击：联合国《采购指南》修订版6.1）

所有采购活动在授标前都要经过审查程序，即根据联合国项目事务署财务条例和细则，由授权人员授权设立的承诺（详情见第10章“授标”）。

审查过程应确保获得资金承付的适当授权；确保联合国项目事务署及其客户的最大利益；采购活动按照联合国项目事务署财务条例和细则、相关政策和程序进行，并符合公认的领先商业惯例。

关于合同和财产委员会的详细程序包括在“OI 合同和财产委员会投标文件和审查”政策和“OI合同和财产委员会成员和职责”详见下文第9.1条至9.6条。

9.1 采购评审的组织

在联合国项目事务署进行采购审查的方式包括：（a）直接由采购主管机构审查，或（b）在PA授标之前由采购审查员审查（见第2.5条“采购主管机构”）；（c）由合同和财产委员会（CPC）审查，但须符合审查范围（见第9.4条“合同和财产委员会审查范围”）。

合同和财产委员会总部（HQCPC）是根据财务细则117.01（c）设立的，并就下列事项向行政首席采购官提出书面意见：采购活动：与联合国项目事务署厂房和设备有关的损失、损坏或其他不符之处：注销：建立公司住房设施：与聘用独立承包商（ICA）相关的活动。此外，还成立了地方合同和财产委员会（LCPC），向区域总监提供书面建议。

（除采购审查员事先进行的预先审批外），应向合同和财产委员会提交的投标文件还要求清算机构进行以下审批：

■ 提交给地方合同和财产委员会的投标文件：提交单位的负责人（通常为OH/OC负责人、PC经理、集群经理）：

■ 提交给的合同和财产委员会总部的投标文件：SU 所属区域的区域总监（或其指定人员），或如果是总部单位提交的投标文件，由相关总部总监（或其指定人员）负责。

9.2 合同和财产委员会的成员/组成

合同和财产委员会由行政首席采购官委任。现任主席和成员详见合同和财产委员会总部内联网站。有关合同和财产委员会成员和职责的详细信息，请参阅“OI合同和财产委员会成员和职责”。

9.3 合同和财产委员会的工作组织/时间表

合同和财产委员会总部和地方合同和财产委员会通常每周召开两次会议，审查提交的案例。有关时间表的详细信息，请参阅合同和财产委员会总部内联网站。

9.4 合同和财产委员会的审查范围

根据“OI合同和财产委员会投标文件和审查”政策，合同和财产委员会总部应就以下采购活动向行政首席采购官（ECPO）提供书面建议：

i. 拟议的合同，包括按资金来源方预先选定的合同，涉及就某一特定项目或目的的单一请求而向供应商授标，或就同一特定项目或目的提出一系列请求，在过去12个月内，其总价值大于或等于下文第9.4.1条所述的门限值：

ii. 因使用正式招标方法的例外情况而产生的拟定合同和合同修订，其价值大于或等于下文第9.4.1条所述的阈值。如果发生修订，仅应考虑附加货物或服务或工程的价值以确定第9.4.1条所述的阈值：

iii. 可能合理导致产生一系列相关合同的拟定合同（无论价值如何），其总额可能大于或等于下文第9.4.1条所述的门限值，包括其他不确定数量合同：

iv. 根据下文第9.4.1条规定的金额，修订和例外情况应单独合并为正式授标；

v. 如果在过去12 个月内，行政首席采购官在收到合同和财产委员会总部的书面通知后授标，并且为同一项目或目的向供应商发出合同，则在计算总金额时，必须排除行政首席采购官批准的合同授予金额和所有先前授予的金额；即行政首席采购官在收到合同和财产委员会总部的书面通知后做出的最新授标，将“把总数重置为零”；

vi. 对于同一招标活动中需要委员会审查的多个申请授标，最高值推荐承包商将确定此等授标的审查机构。由最高价值承包商确定的适当合同和财产委员会将审查每个推荐承包商的授标情况，而不考虑个别门限值。

vii. 长期协议（LTA）均应遵循竞争流程，无论其价值如何；但在有正当理由的情况下，可使用下列例外理由：

1. 财务条例和细则118.05 （a）（ii）：需求没有竞争性市场等。

2. 财务条例和细则118.05 （a）（iii）：对于相同的采购活动已经事前进行了确定，或者需要在最近的采购活动之后对要求进行标准化。

3. 财务条例和细则118.05（a）（iv）：拟定合同是根据财务细则118.02（c）与联合国系统其他组织合作的成果，或根据细则118.02（d）与政府和联合国系统机构之外的组织合作的成果。

4. 如需使用财务条例和细则118.02 中规定的任何其他例外理由，应需要得到总法律顾问的无异议；

viii. 要求将行政首席采购官授标的任何长期协议项下收取的价格提高10%以上，其中规定了年度价格调整；

ix. 审查回溯和追溯情况，总值大于或等于下文第9.4.1 条所述的门限值，以便就不符合既定审查和授标程序的行动的批准向行政首席采购官提供咨询意见。和

x. 与采购有关的此等其他事项，包括政策问题，由执行董事或行政首席采购官提交给合同和财产委员会总部；

当下列条件适用时，无需合同和财产委员会总部审查（无论合同金额如何）：

a. 资金来源方为联合国系统或国际金融机构；和

. 项目协议具体规定了有权通知联合国项目事务署资金来源方不反对签发合同的官员；

和

c. 资金来源方的授权代表已依照资金来源方的内部流程，审查了联合国项目事务署开展的评标流程，并批准了授标。和

d. 书面规定了资金来源方的授权代表、该代表不反对联合国项目事务署签发合同，且此等签发符合项目协议的规定；和

e. 采购组组长在项目聘用阶段进行了事先批准；和

f. 资金来源方为国际金融机构时，如果放弃合同和财产委员会审查，须以客户的信函为准，说明根据客户的程序要求，国际金融机构本身没有异议就足以有权授予合同，则联合国项目事务署合同和财产委员会的单独审查将视为多余流程，可以省略。在此类情况下，合同只能由采购组组长指定的具有所需授权级别的个人签署。

根据行政首席采购官关于各地方合同和财产委员会决定以及行政首席采购官向各区域总监（RD）发布的关于授权（DOA）条款，各地方合同和财产委员会应就采购活动，对所有和任何下列事宜向相关区域总监提供书面建议：

a. 在该区域内的采购活动不超过行政首席采购官规定的限度（见下文第9.4.1 条），并须遵守行政首席采购官在批准对特定项目使用紧急采购程序时发出的任何特别指示；

. 在OI“地方合同和财产委员会成员和职责”中说明的情况下就另一区域提交的投标文件。

9.4.1 合同和财产委员会审查的门槛金额

在必要时，与合同和财产委员会总部或地方合同和财产委员会的门限值/权限有关的问题（例如是否应将特定提交文件提交给合同和财产委员会总部或地方合同和财产委员会审查）应由合同和财产委员会总部主席与总法律顾问确定。该决定应由合同和财产委员会总部主席在内联网上公布，以供日后查备。

9.5 编制投标文件供评审和授标

应通过在线合同和财产委员会系统以适当的形式向每个合同和财产委员会提交投标文件，包括所需的附件。请谨慎在线填写提交投标文件表格，确保投标文件是独立的，不得包含矛盾的信息。如果投标文件不完整，合同和财产委员会可在审查前予以退回。

联合国项目事务署的任何人员均可为提交官员（SO）。由谁提交投标文件并没有限制规定。提交官员对其提交的投标文件负有全部责任。提交官员可在投标文件中指定另一名同事担任联络人，合同和财产委员会可将关于投标文件的质询发送给该联络人。通过此等的指定，提交官员授权联络人代表其发言。提交官员应确保任何联络人了解提交投标文件及其背景情况。提交官员应尽其最大努力（或应确保联络人（如果有人提名）在合同和财产委员会会议

期间以及（必要时）在会议之后的一段时间内对合同和财产委员会可能提出的关于提交文件的任何问题作出答复。

投标文件未经采购审查员预先批准的，将不予接受审查（见第2.6 条）。预先核准的目的是确保投标文件清楚、完整，不包含任何明显的错误或任何相互矛盾的信息。这是采购审查员向提交官员提供的技术援助。鼓励采购审查员就任何可能涉及的流程问题向审批机关做出意见，以便合同和财产委员会进行审查。尽管各投标文件都经过预先核准和核准，但提交官员对其投标文件负有全部责任。

9.6 合同和财产委员会的建议和决定

合同和财产委员会的建议由出席会议的成员以协商一致或简单多数票做出。如果票数均等，主席应投出决定性一票。如欲了解更多有关合同和财产委员会运作程序的具体情况，请参阅OI合同和财产委员会的投标文件和审查，以及“OI合同和财产委员会成员和职责”。

合同和财产委员会会议纪要、行政首席采购关和区域总监的决定发布在合同和财产委员会总部的内网上。

9.7 紧急情况和突发事件

要求合同和财产委员会按照《紧急采购程序》（EPP）的要求加快审查的规定详见第15.4条。

9.8 回溯和追溯

联合国项目事务署财务条例和细则要求在其签订的任何承诺之前进行授标，例如在签订服务合同之前，对设备发出订单等。在授予合同之前，如果联合国项目事务署作出承诺，或事实上存在承诺的，则视为发生了回溯或追溯情况。合同的回溯/追溯批准并非采购流程，而是行政程序，允许对不完全按照上述审查和授标程序的行动进行审查和可能的批准。

■ 回溯情况：未经适当授标而已提供服务并收到货物，且在某些情况下，已向供应商支付了一笔或多笔款项；

■ 追溯情况：未经适当授标而货物已被订购或已开始提供服务，但货物尚未交付，也尚未提供服务。在某些情况下，已经提交了发票。

在合同双方确定联合国项目事务署与实体之间的合同义务之前，联合国项目事务署财务条例和细则要求不得启动服务或工程，也不得订购货物。除价值低于2500美元的采购活动不需要签订合同外，必须尽力避免在订立合同之前开始启动服务或工程并订购货物的情况。

如果发生回溯/追溯的情况，则必须获得PA 的付款和/或合同批准，PA 对回溯和追溯情况的权限包括所涉及的货币价值，如果需要，合同和财产委员会根据门限值进行事先审查。在回溯/追溯审查中发现的采购流程中的任何违规行为均可能导致遭受第1.5 条“道德标准”中规定的纪律处分。

根据现有预算中是否包含了采购活动，存在两种不同的情况：

■ 受审查的采购活动已在预算中得到充分考虑，但未遵守有关预留资金和订立适当合同的程序。在这种情况下，必须遵循回溯/追溯案例指示中规定的一般程序；（见AI/FPG/2012/01关于“预先融资”的规定）；

■ 与受审查采购活动有关的支出超过核准预算中规定的数额。在这种情况下，应与资金来源方就资金问题进行磋商，之后方才开展任何诉讼/作出任何决定。除一般程序外，还应当遵守由于资金不足而进行回溯审查的程序。

联合国项目事务署所有人员都应尽一切努力避免回溯或追溯案件的发生。如若确实发生此类案件，则在支付相关款项之前，需要获得PA 的特别批准，或者如果已经实际付款的，此等支付需要由联合国项目事务署依据适当的预算范围认定为合法的费用。必须理解的是，PA的批准不构成、也不得视为对未按照财务条例和细则和公认的采购程序及时采取适当行动的许可或理由。（来源：财政部国库司）